Te-ai întrebat vreodată de ce unii oameni par să aibă suficient timp pentru a face tot ce își doresc, în timp ce alții se grăbesc mereu de la o sarcină la alta și parcă nu termină niciodată nimic?
Există și varianta în care unii muncesc mai mult decât alții, dar este mult mai probabil să-și folosească timpul mai eficient, cu alte cuvinte, să demonstreze abilități bune de gestionare a timpului.
Managementul timpului este abilitatea de a-ți folosi timpul în mod productiv și eficient. Mai poate fi considerată arta de a avea timp să faci tot ce ai nevoie, fără stres asociat. Sună simplu, este mai greu în practică, dar nu și cu instrumentele potrivite.
Managementul timpului joacă un rol foarte important nu numai în organizații, ci și în viața personală.
Ce presupune managementul timpului?
Managementul timpului include:
- Planificare eficientă
- Stabilirea scopurilor si obiectivelor
- Stabilirea termenelor limită
- Delegarea responsabilităților
- Prioritizarea activităților în funcție de importanța lor
- Alocarea timpului potrivit activităților potrivite
Pentru un management eficient al timpului trebuie să înveți să fii:
- Organizat - Evită să păstrezi teancuri de fișiere și grămezi de hârtii pe birou. Aruncă tot ce nu ai nevoie. Pune documentele importante în dosare. Păstrează fișierele în sertarele lor, cu etichete deasupra fiecărui fișier.
- Sa folosești eficient timpul – Concentrează-te pe muncă și finalizează sarcinile la timp. Nu pierde vremea cu discuții inutile sau dând scroll pe rețelele de socializare, în special dacă știi că ai lucruri urgente de finalizat.
- Sa fii concentrat – Pentru un management eficient al timpului este important să rămâi concentrat pe ceea ce ai de făcut.
Importanța managementului timpului
Abilitățile de gestionare a timpului sunt esențiale, deoarece în societatea actuală există puțini oameni care au suficient timp pentru a face tot ce vor sau și-au propus. Nu există neapărat un vinovat, dar există foarte multe distrageri care ne împiedică să nu ne abatem din drum. În plus, avem mult mai multe lucruri cu care să jonglăm decât în trecut.
Gestionarea timpului este definită ca folosirea timpului în mod productiv și eficient, dar ce se întâmplă atunci când lucrezi cât mai productiv posibil și tot nu termini? De aceea, este mai bine să ne gândim la managementul timpului ca o combinație între lucrul productiv și prioritizarea timpului.
Cu alte cuvinte, oamenii care sunt buni în gestionarea timpului sunt buni și la acțiune, la stabilirea priorităților și la rezolvarea eficientă a problemelor.
Ei pot face acest lucru pentru că înțeleg diferența dintre urgent și important.
Sarcinile „urgente” necesită atenția ta imediată, dar indiferent dacă le-o acorzi sau nu, rezultatul final este aproximativ același.
Sarcinile „importante” contează, iar neexecutarea lor poate avea consecințe grave pentru tine sau pentru alții.
De exemplu:
- Să răspunzi la telefon este urgent. Dacă nu o faci, apelantul va suna și nu vei ști de ce a sunat - și ar putea fi important. Totuși, la capătul celălalt poate fi un robot care îți spune că ai putea fi eligibil pentru o tombolă în urma achiziției făcute la un magazin. Telefonul tocmai a devenit neimportant ca prioritate.
- Mersul regulat la dentist este important, altfel putem dezvolta probleme gingivale sau carii. Nu este urgent, dar dacă o amâni prea mult, poate deveni urgent.
- Să îți iei copiii de la școală sau sa termini anumite proiecte este atât urgent, cât și important. Dacă nu ești acolo la momentul potrivit, ei s-ar putea să se îngrijoreze, iar profesorii s-ar putea sesiza.
- Citirea e-mailurilor amuzante sau verificarea Facebook nu este nici urgentă, nici importantă, dar este primul lucru pe care mulți dintre noi îl facem în fiecare zi.
Această distincție între urgent și important este cheia prioritizării timpului și volumului de muncă, fie la serviciu, fie acasă sau la școală. Astfel afli ce să faci mai întâi și ce poate fi lăsat fie pentru mai târziu. Unele lucruri este posibil să nu mai necesite a fi făcute deloc. De exemplu, dacă amâni o sarcină urgentă, dar neimportantă, poți constata că aceasta devine inutilă.
Utilizarea unei grile precum matricea de priorități te poate ajuta să îți organizezi sarcinile în categorii, în funcție de urgență și importanță.
Pentru a utiliza matricea de priorități, cel mai bine este să-ți revizuiești sarcinile zilnic.
În fiecare zi, întreabă-te:
- Care dintre sarcinile mele trebuie făcute în următoarele 48 de ore? Acestea sunt sarcinile „urgente”.
- Dintre sarcinile urgente, care sunt mai importante? Este o idee bună să enumeri sarcinile în ordinea importanței
- Dintre sarcinile care nu sunt urgente, care sunt mai importante?
Răspunsurile la aceste întrebări îți vor folosi pentru a aloca sarcinile în matricea de priorități, urmând câteva reguli:
- Fiecare categorie de sarcini nu trebuie să conțină mai mult de șapte sau opt sarcini
- Începe cu categoria „Fă acum”, care ar trebui să conțină tot ceea ce este urgent
Este esențial să nu amâni lucrurile urgente sau importante doar pentru că sunt neplăcute. Nu vor deveni mai ușoare dacă sunt amânate.
“Dacă treaba ta este să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci la prima oră dimineața. Și dacă treaba ta este să mănânci două broaște, cel mai bine este să o mănânci mai întâi pe cea MAI MARE.”
Mark Twain
Apoi, uită-te la sarcinile mai puțin urgente, dar încă importante. Decide ce vei face cu ele și apoi programează când să le faci sau cui să le delegi.
Deleagă sarcinile urgente, dar mai ușoare/mai puțin importante. Este esențial să știi și să poți să delegi. Învață să spui „nu” la locul de muncă, dar și pe plan personal. Rolurile și responsabilitățile trebuie delegate în funcție de interesul și specializarea angajaților pentru ca aceștia să își termine sarcinile în termene limită. Pe plan personal, discută cu partenerul și ceilalți membri ai familiei și faceți o împărțire echitabilă a sarcinilor.
După prioritizarea pe categorii, e timpul să te apuci de treabă. Începe lista „Fă acum”. Când o termini, treci la munca și sarcinile programate. Pe măsură ce le rezolvi, le tai de pe listă și astfel te asiguri că te concentrezi asupra a ceea ce contează cu adevărat și te va ajuta să menții munca în flux.
Amintește-ți, de asemenea, că sănătatea este cea mai importantă. Doar pentru că ai multe de făcut nu înseamnă că nu îți poți face timp pentru câteva exerciții fizice, o scurtă plimbare sau pentru a mânca. Nu trebuie ignori sănătatea fizică sau mentală în favoarea unor activități mai „urgente”.
De reținut!
Urgența și/sau importanța nu au statut fix. Ar trebui îți revizuiești lista de sarcini în mod regulat pentru a te asigura dacă nu cumva sunt sarcini care între timp au devenit mai urgente și/sau importante.
Urgența și/sau importanța unei sarcini nu este absolută. Numai tu poți decide ce crezi cu adevărat că este important sau urgent.
Personal versus profesional în managementul timpului
Poți obține echilibrul între sarcinile personale și cele profesionale fie incluzându-le în aceeași matrice, fie utilizând două matrice separate și alocând intervale de timp separate pentru a te ocupa de ele.
Dacă le incluzi în aceeași categorie, obiectivele personale nu se pierd, dar este posibil să periclitezi echilibrul dintre ele.
Dacă utilizezi două matrice separate este posibil să te complici și să pierzi mai mult timp, dar în același timp vei avea o viziune mai realistă asupra a ceea ce este urgent.
Depinde de fiecare ce alege, pentru că nu pentru toată lumea funcționează aceleași instrumente. Prin testarea mai multor metode și variante de lucru, vei putea să descoperi care este cea care ți se potrivește.
Alte principii ale unui bun management al timpului
Gestionarea timpului este mai mult decât prioritizare, este posibilitatea de a lucra mai productiv. Există o serie de alte moduri prin care îți poți îmbunătăți eficiența și productivitatea.
1. Păstrează ordinea
Pentru unii dintre noi, dezordinea poate reprezenta o distragere a atenției și poate duce chiar la depresie.
Ordinea îmbunătățește atât stima de sine, cât și motivația. De asemenea, îți va fi mai ușor să fii la curent cu sarcinile pe care le ai de făcut dacă spațiul tău de lucru este ordonat și îți menții obligațiile la zi.
Sfat pentru o ordine eficientă
Aranjează lucrurile în trei grămezi: Păstrează, Dăruiește și Aruncă.
Păstrează lucrurile de care ai nevoie. Cele de dăruit pot fi lucruri de care nu mai ai nevoie sau sarcini pe care le poți delega. Cele de aruncat sau reciclat sunt lucruri care nu îți mai folosesc și nici nu le poți dona.
2. Folosește o listă „de făcut”
Fie că sunt electronice sau pe hârtie, listele sunt o modalitate bună de a-ți aminti ceea ce trebuie să faci și de a vedea dintr-o privire ce ai uitat.
Ia în considerare să evidențiezi cele mai importante elemente și să elimini lucrurile de pe listă atunci când sunt rezolvate.
Nu amâna, dar întreabă-te de ce ești tentat să o faci. Dacă o sarcină este cu adevărat urgentă și importantă, continua să o faci până o duci la final.
Unii oameni încă preferă să folosească o agendă sau o foaie de hârtie pentru planificare. Deși această metodă este eficientă, pentru cei cărora le place tehnologia există acum o multitudine de instrumente disponibile pentru programare. Aplicații precum Doodle, Calendly, Microsoft Bookings și Google Calendar ajută la programarea sarcinilor de lucru, dar și a întâlnirilor.
De asemenea, în aceste aplicații există posibilitatea de a seta intervale de întâlnire prestabilite pentru ca alții să programeze întâlniri, păstrând restul agendei ascunse. Aplicațiile electronice permit automatizarea întâlnirilor, dar și a timpului personal sau a celui cu familia.
3. Stabilește când ești cel mai eficient
Toți avem momente din zi în care lucrăm mai bine. Cel mai bine este să programezi sarcinile dificile în acele intervale.
O altă opțiune utilă este să ai o listă de sarcini mici importante, dar care nu sunt urgente, care pot fi făcute în pauzele dintre întâlniri.
4. Nu încerca să faci mai multe sarcini
În general, oamenii nu sunt foarte buni la a face mai multe lucruri în același timp, deoarece creierului îi ia destul de mult timp să se reorienteze.
Este mult mai bine să termini o sarcină înainte de a trece la alta. Dacă trebuie să faci o mulțime de sarcini diferite, încearcă să le grupezi împreună și să faci sarcini similare consecutiv.
5. Rămâi calm și păstrează lucrurile în perspectivă
Poate cel mai important lucru de reținut este să rămâi calm. Să te simți copleșit de prea multe sarcini poate fi foarte stresant. Amintește-ți că lumea nu se va sfârși dacă nu reușești să îndeplinești toate sarcinile setate pentru ziua respectivă.
Să termini programul mai devreme, astfel încât să fii apt pentru ziua de mâine, poate fi o opțiune mult mai bună decât respectarea unui termen auto-impus sau extern, care poate nici măcar nu contează atât de mult.
Ia o pauză și pune-ți viața și prioritățile în perspectivă și s-ar putea să descoperi că perspectiva se schimbă destul de substanțial.
Lucrează constant și menține cel mai bun ritm. Echilibrul este cheia în managementul timpului, ca și în toate aspectele vieții.
Articol scris de: Ioana Marinescu